Αποστολή στα όργανα ελέγχου του ν.3213/2003 (Πόθεν Έσχες), ενιαίου εγγράφου και υπολογιστικού φύλλου για τους υπευθύνους επικοινωνίας και ηλεκτρονικής καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων (αφορά φορείς υπόχρεων με διαφορετικούς χρήστες ανά όργανο ελέγχου, καθώς και φορείς υπόχρεων που μέχρι σήμερα δεν έχουν εγγραφεί στο ηλεκτρονικό σύστημα «ΠΟΘeΝ»)

• Πλήρη Επωνυμία του φορέα ή των φορέων που εποπτεύουν τον φορέα υπόχρεων (παράδειγμα: Υπουργείο Υγείας, Υγειονομική Περιφέρεια), όπως ρητά αναγράφεται στο Μητρώο της Απογραφής για το Δημόσιο ή στο ΓΕΜΗ για τον Ιδιωτικό Τομέα.
• Πλήρη Επωνυμία Φορέα  Υπόχρεων (παράδειγμα: Όνομα Νοσοκομείου), όπως ρητά αναγράφεται  στο Μητρώο της Απογραφής για το Δημόσιο ή στο ΓΕΜΗ
• ΑΦΜ φορέα υπόχρεων (Παράδειγμα: ΑΦΜ Νοσοκομείου)
• Ταχυδρομική διεύθυνση (Οδό, Αριθμό και Ταχυδρομικό Κώδικα) φορέα υπόχρεων
• Δήμο, στον οποίο υπάγεται ο φορέας υπόχρεων
• Νομική μορφή φορέα υπόχρεων (Δημόσια Υπηρεσία, ΝΠ∆∆, ΟΤΑ Α’ Βαθµού, ΟΤΑ Β’ Βαθµού, Ανεξάρτητη Αρχή, Εταιρία κάθε νομικής μορφής – ΑΕ, ΕΠΕ, ΕΕ, ΟΕ, ΙΚΕ – ΝΠΙ∆ ή άλλες περιπτώσεις)
• Ονοματεπώνυμο υπευθύνων (υπεύθυνου/αναπληρωτή) επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων για τον φορέα υπόχρεων
• ΑΦΜ υπευθύνων επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων
• Διεύθυνση και Τμήμα που υπηρετούν οι υπεύθυνοι επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων
• Υπηρεσιακή διακριτή ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας (e-mail address) για κάθε υπεύθυνο επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων ή προσωπική δ/νση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email address), εφόσον δεν υφίσταται υπηρεσιακό
• Αριθμό σταθερού υπηρεσιακού τηλεφώνου υπευθύνων επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων
• Ταχυδρομική διεύθυνση υπηρεσίας των υπευθύνων επικοινωνίας και καταχώρισης της κατάστασης υπόχρεων.

Το πρότυπο υπολογιστικό φύλλο «Υπόδειγμα συμπλήρωσης στοιχείων φορέα υπόχρεων και πιστοποιημένων χρηστών αυτού, για την ηλεκτρονική καταχώριση καταστάσεων υπόχρεων υποβολής ΔΠΚ» (αρχείο excel) που έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα http://www.pothen.gr, μαζί με το συνοδευτικό έγγραφο, θα πρέπει να αποσταλούν από τον φορέα υπόχρεων στην ηλεκτρονική διεύθυνση [email protected] το συντομότερο δυνατό και σε κάθε περίπτωση πριν τις 30/11/2018.

Αποστολή εγγράφου και πρότυπου υπολογιστικού φύλλου με τα ως άνω στοιχεία απαιτείται και για την αντικατάσταση πιστοποιημένων χρηστών φορέων υπόχρεων, ή/και την απενεργοποίηση λογαριασμών χρηστών, οι οποίοι για οποιοδήποτε λόγο δε θα πρέπει, εφεξής, να έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή (π.χ. μετακίνηση ή συνταξιοδότηση υπαλλήλου, απορρόφηση ή κατάργηση φορέα, κλπ.).