Εξοδολόγιο. Ο εύκολος τρόπος. Klippa
Η ικανοποίηση των υπαλλήλων έχει άμεσο αντίκτυπο στο πώς αποδίδουν στην εργασία. Η διατήρηση υψηλών επιπέδων ικανοποίησης μεταξύ των εργαζομένων μπορεί να εξασφαλίσει υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας μεταξύ αυτών. Μια σημαντική διαδικασία που οι περισσότεροι από τους CEO δεν δίνουν προσοχή και ταυτόχρονα προκαλεί δυσαρέσκεια στους υπαλλήλους είναι τα έξοδα για χάρη της εταιρείας και η αποζημίωση τους(η αλλιώς το εξοδολόγιο). Πολύ συχνά, η διαδικασία της επιστροφής εξόδων δεν είναι καλά αναπτυγμένη και οι εργοδότες δεν δίνουν μεγάλη προσοχή στη βελτιστοποίηση της. Ως αποτέλεσμα, η επιστροφή διαρκεί έως και 30 ημέρες και να κοστίζει παραγωγικό χρόνο για το τμήμα οικονομικών-λογιστήριο, λόγω επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και καταχωρήσεων με το χέρι.
Πως έχει σήμερα η διαδικασία του εξοδολογίου
1. Πρώτα απ ‘όλα, ο εργαζόμενος ξοδεύει χρήματα για λογαριασμό της εταιρείας. Αυτό το στάδιο αφορά την καταχώρηση της δαπάνης. Με τα φυσικά παραστατικά (αποδείξεις και τιμολόγια) όλων των εταιρικών εξόδων που πραγματοποίησε ο εργαζόμενος, ο εργαζόμενος πρέπει να συμπληρώσει ένα εβδομαδιαίο, συνήθως, έντυπο που δηλώνει τον τόπο, τον έμπορο, τη συναλλαγή και το ποσό που δαπανήθηκε.
2. Ο Διευθυντής του αντίστοιχου τμήματος πρέπει να επεξεργαστεί τον όγκο των υποβολών. Οι υπάλληλοι έχουν επίσης επισυνάψει τις αποδείξεις στις υποβολές. Αυτό σημαίνει ότι να υπάρχει ήδη μια μεγάλη ποσότητα εγγράφων υπό επεξεργασία. Αυτό το στάδιο αφορά την επεξεργασία και την έγκριση ή τη μη των δαπανών. Αν η δαπάνη έχει εγκριθεί, τότε τα έγγραφα προχωρούν στο επόμενο στάδιο.
3. Ο Διευθυντής του Τμήματος πρέπει να υποβάλει στην ελεγκτική υπηρεσία το εγκεκριμένο έξοδο με όλες τις σχετικές αποδείξεις. Το Τμήμα Λογιστικής αναλαμβάνει από εδώ και πέρα. Κάνει την εισαγωγή των εξόδων και πρέπει να βεβαιωθεί ότι ο υπάλληλος θα πάρει πίσω τα χρήματα που ξόδεψε, με την επόμενη μισθοδοσία του. Η καταχώρηση των στοιχείων από το φυσικό χαρτί στο λογιστικό λογισμικό γίνεται με το χέρι. Ένα μεγάλο κομμάτι παραγωγικού χρόνο σπαταλάτε στη μεταφορά στοιχειών από το χαρτί στον υπολογιστή. Αν και μόνο αν η συνολική διαδικασία εκτελεσθεί σωστά και χωρίς ανθρώπινα σφάλματα, ο υπάλληλος θα πρέπει να περιμένει έως και 30 ημέρες για να παραλάβει τα χρήματα του. Θα ήταν καλό να σημειωθεί η εισαγωγή δεδομένων απο το λογιστήριο για έναν μόνο υπάλληλο διαρκεί 30 έως 40 λεπτά.
Αυτή είναι από μόνη της χρονοβόρα διαδικασία. Προσέξτε λίγο όλες αυτές τις πολύτιμες ώρες εργασίας που χάθηκαν στα 3 διαφορετικά βήματα από τα τρία διαφορετικά τμήματα. Μια πολύ ενδιαφέρουσα προσέγγιση αυτού του προβλήματος θα ήταν η ψηφιοποίηση της όλης διαδικασίας του εξοδολογίου.
Το εξοδολόγιο με το λογισμικό της Klippa
Εμείς στην Klippa έχουμε μια λύση και σε αυτή τη διαδικασία. Με το λογισμικό Διαχείρισης Εξόδων, οι εργαζόμενοι μπορούν να τραβήξουν μια φωτογραφία της απόδειξης. Eμείς, με την σειρά μας, με την μηχανή OCR (Optical Character Recognition) έξαγουμε όλες τις σχετικές πληροφορίες γι ‘αυτούς (όπως Συνολικό Ποσό, ΦΠΑ, Προμηθευτής κτλπ). Έτσι απλά, μέσω του λογισμικού μπορούν να υποβάλουν τα έξοδά τους για έγκριση και αποζημίωση. Ο Διευθυντής του εκάστοτε τμήματος κάνει μόνο ένα κλικ για τη έγκριση. Αυτόματα το λογιστήριο θα λάβει όλα τα δεδομένα (από τις αποδείξεις και τα τιμολόγια) αλλά και μία φωτογραφία της κάθε δαπάνης, ώστε να μπορούν επίσης να κάνουν την επαλήθευση. Δεδομένου ότι τα στοιχεία είναι ήδη ψηφιακά τώρα (σε μορφή Excel), μπορούν επίσης να ενσωματωθούν εύκολα στο λογιστικό σύστημα και να χρεωθούν ή να πιστωθούν στους αντίστοιχους λογαριασμούς στο ημερολόγιο.
Ακούγεται εύκολο γιατί πραγματικά είναι! Επισκεφτείτε την ιστοσελίδα της Klippa για να δείτε το λογισμικό σε λειτουργία.
